AAN DE SLAG MET JE VERENIGINGSARCHIEF! EEN STAPPENPLAN VOOR MUZIEK- EN PODIUMKUNSTENVERENIGINGEN Elke dans-, muziek- en toneelvereniging ontvangt en creëert archiefstukken tijdens haar bestaan. Vroeg of laat stelt elke vereniging zich dan ook vragen: wat doen we met ons archief? Waarom zouden we het bewaren? Moeten we alles bewaren? Hoe bewaren we archiefmateriaal het best? Wat is het erfgoed en archief van je vereniging? Erfgoed is datgene dat we willen doorgeven aan volgende generaties. Ook verenigingen hebben veel materiaal liggen dat ze willen bewaren voor de toekomst. Een deel daarvan noemen we het archief van de vereniging. Dat is het geheel van documenten die de vereniging opstelt of ontvangt in functie van haar activiteiten. De term ‘documenten’ moeten we hierbij breed opvatten. Het hoeven geen tekstbestanden te zijn, het gaat evengoed over audiovisueel materiaal, foto’s, e-mails … Daarnaast kunnen documenten zowel digitaal als fysiek bestaan. Doordat de vereniging documenten blijft creëren tijdens haar werking, groeit het archief organisch. Archief hoeft niet ‘oud’ te zijn. Archiefstukken zijn al van bij hun ontstaan archief, ook al worden ze nog gebruikt door de leden van de vereniging. Bijvoorbeeld: het intern reglement, verslagen van vergaderingen, facturen (kostuums, instrumenten, sabam ...), foto’s van de laatste opvoering door de huisfotograaf, promomateriaal voor een evenement en mailverkeer over het huren van een zaal voor de jaarlijkse quiz. Naast archiefmateriaal bewaren vele dans-, muziek- en toneelverenigingen ook objecten zoals instrumenten, trofeeën, kostuums en decors. Hoewel deze dus niet tot het archief behoren, zijn ze vaak wel de moeite om te bewaren. We noemen het geheel van deze objecten de collectie van de vereniging. DOE DE TEST Behoren deze documenten tot het archief van de vereniging? • De voorzitter ontvangt een postkaartje van zijn beste vriend, de secretaris, die op reis is met zijn gezin. Op de achterkant staat geschreven: Zonnige groetjes uit Frankrijk! Antwoord: Nee, de voorzitter ontvangt het postkaartje niet vanuit zijn functie als voorzitter van de vereniging. Het is een persoonlijke brief voor de voorzitter. • In de brievenbus van het repetitielokaal zit een reclameboekje van supermarktketen ALDI met de wekelijkse promo’s. Antwoord: Nee, dit behoort niet tot het archief van de vereniging. De vereniging is de ontvanger van het reclameboekje, maar ontvangt dit niet in functie van haar activiteiten. • De penningmeester ontvangt van de brouwer een mail met de factuur van de drank die hij aanleverde voor de spaghettiavond Antwoord: Ja, dit behoort tot het archief van de vereniging. ERFGOEDHASPENGOUW.BE 118
RkJQdWJsaXNoZXIy ODY1MjQ=