Moet alles bewaard worden? Niet alle archiefstukken van een vereniging moeten bewaard worden. Archiefstukken hebben verschillende waarden. Ze kunnen een administratieve waarde hebben wanneer het documenten zijn waar leden naar teruggrijpen om taken uit te voeren. Zo worden ledenlijsten misschien doorheen het jaar gebruikt om leden te contacteren of bekijkt de penningmeester oude begrotingen om een nieuwe op te stellen. Daarnaast kunnen documenten een juridische waarde hebben wanneer het gaat over stukken met een bewijskracht. Voorbeelden zijn contracten, verzekeringspolissen of boekhoudkundige stukken die gebruikt kunnen worden als bewijsstukken bij een geschil. Verder hebben archiefstukken ook cultuurhistorische waarde. Hier gaat het om documenten die kunnen dienen als bron voor onderzoek. Denk aan verslagen van vergaderingen, interne reglementen, dossiers betreffende evenementen, promomateriaal … Tot slot zijn er ook stukken in je archief met een emotionele waarde. Dit zijn stukken waar de vereniging zelf een groot belang aan hecht. Het kan gaan om een foto van de eerste repetitie of een emotionele afscheidsbrief van een lid. Archiefstukken die één of meer van deze waarden hebben, worden bewaard. Andere documenten mogen in principe verwijderd worden. Toch is het belangrijk stil te staan bij het feit dat waarden toekennen aan stukken altijd subjectief en tijdsgebonden is. Zo kunnen verschillende personen verschillende waarden zien in eenzelfde document en kunnen waarden van documenten ook veranderen doorheen de tijd. Wat we nu niet interessant vinden als historische bron en dus weggooien, vinden we binnen 20 jaar misschien net wel boeiend om te onderzoeken. LET OP! Er zijn ook stukken die je als vereniging verplicht moet bewaren. Zo moeten boekhoudkundige stukken als een lijst van inkomsten en uitgaven en boekhoudkundige bewijsstukken (10 jaar) bewaard worden. Ook onder meer het intern reglement, jaarrekeningen, het ledenregister en verslagen van de notulen van de algemene vergadering moet je bewaren als vereniging met vzw-structuur. Hoewel het dus moeilijk is om te bepalen welke archiefstukken je mag weggooien, zijn er een aantal zaken die je met een gerust hart kan vernietigen. Zo kunnen financiële bewijsstukken na hun wettelijke bewaartermijn (10 jaar) weggegooid worden. Facturen, offertes, bankafschriften … nemen vaak veel plaats in beslag (zowel fysiek als digitaal) en hoeven niet bewaard te worden voor de eeuwigheid. Verder kunnen ook dubbels zo uit het archief worden gehaald. Van promomateriaal of publicaties is het wel aangeraden een aantal extra exemplaren te bewaren. Wanneer je een drietal stuks bewaart, kan je deze ook tijdens tentoonstellingen en dergelijke meer gebruiken. Tot slot kunnen ook kladversies van documenten vernietigd worden. Zeker in een digitale omgeving worden er vaak verschillende versies van eenzelfde document opgeslagen. Deze eerdere versies kunnen bijna altijd verwijderd worden. Enkel wanneer je het denkproces wil bewaren, is het nuttig om kladversies te bewaren. STAP 2 ERFGOEDHASPENGOUW.BE 122
RkJQdWJsaXNoZXIy ODY1MjQ=