Breng orde in je archief Een volgende stap is het ordenen van je archief. Orde brengen in zowel je fysiek als digitaal archief bevordert ten eerste de vindbaarheid van documenten. Door je documenten te ordenen, zorg je ervoor dat iedereen ze kan terugvinden in het archief. Hoewel velen denken dat de zoekfunctie alle problemen oplost in een digitale omgeving, is het evenzeer belangrijk een goede mappenstructuur uit te werken voor het digitale archief om documenten gemakkelijk en snel terug te vinden. Wanneer je zoekt op de term ‘verslag’ zal je bijvoorbeeld niet de verslagen van vergaderingen krijgen die ‘overleg’ genoemd werden. Ten tweede kan je in een geordend archief ook sneller de meest recente informatie terugvinden. Doordat alle versies van eenzelfde document op dezelfde plaats bewaard worden, kan je er zeker van zijn dat je de meest recente versie voor je hebt. Tot slot zal je archief ook vollediger zijn wanneer je het ordent. Personen zijn namelijk meer geneigd documenten op te slaan in een gedeelde mappenstructuur of ordening wanneer het duidelijk is waar ze hun bestanden moeten opslaan. Hoe breng je dan orde aan in je archief? Dat doe je aan de hand van een ordeningsplan. Stel voor je fysieke en digitale archief een apart ordeningsplan op. Het kan namelijk zijn dat hier verschil op zit omdat er in het verleden net iets anders gewerkt werd dan vandaag. Werk onderstaande stappen uit met pen en papier of in een spreadsheet om tot een goede ordening van je archief te komen: • Begin met de activiteiten van je vereniging neer te schrijven. Het zal je verbazen hoeveel je vereniging eigenlijk doet! Niet alleen organiseer je opvoeringen en repetities, je doet ook aan ledenadministratie, organiseert randactiviteiten houdt de boekhouding bij … Als eerste stap lijst je alles wat je vereniging doet op. • Denk vervolgens na over welke documenten er bij deze activiteiten gecreëerd worden. Voor de leden- administratie leg je ledenlijsten aan, voor het boekhoudkundige luik vind je facturen terug in het archief en zo verder. Je zal zien dat er bij bepaalde taken, zoals de organisatie van een evenement, dossiers worden aangemaakt waarin verschillende soorten documenten (affiches, programmaboekjes, mails …) samen zitten die over hetzelfde thema gaan. Houd deze dossiers goed samen! Ze zijn namelijk gevormd rond hetzelfde onderwerp en verliezen vaak hun betekenis wanneer ze uit hun context gerukt worden. • Nu je weet welke activiteiten je vereniging uitvoert en welke documenten hierbij gemaakt worden, kan je de activiteiten beginnen clusteren en/of verder uitdiepen en de documenten er onder te plaatsen. Zo kan je het opstellen van een begroting, het opstellen van een jaarrekening, de boekhouding en de facturen als bewijsstukken bij de boekhouding clusteren. 4_Financiën 4_1_Begroting 4_2_Jaarrekening 1999 2000 2001 ... 4_3_Boekhouding 4_4_facturen STAP 3 ERFGOEDHASPENGOUW.BE 124
RkJQdWJsaXNoZXIy ODY1MjQ=