Duurzaam bewaren Tot slot wil je dat jijzelf of iemand van de vereniging documenten ook in de toekomst kan raadplegen. Daarom is het belangrijk je bewust te zijn van factoren die schade kunnen aanrichten in je archief en te weten hoe je dergelijke schade kan voorkomen. Digitaal archief Het digitale deel van het archief geeft ons vaak een vals gevoel van veiligheid. Aangezien de stukken minder oud zijn dan het papieren archief, denken we dat ze veilig zijn. Toch zijn er sneller problemen met het duurzaam bewaren van digitale documenten dan papieren. Enkele risico’s en voorzorgmaatregelen die je kan nemen zijn: • Een eerste risico is het verliezen van informatie bij een crash van je computer, harde schijf of servers (van je clouddienst). Om te vermijden dat je een deel van of zelfs je hele archief verliest, is het aangeraden een back-up te maken. Dit is een reservekopie van je mappenstructuur en de bijhorende documenten. Je kan op verschillende manieren een back-up maken. Een eerste methode is het maken van een lokale back-up. Dat wil zeggen dat je op regelmatig tijdstippen (bijvoorbeeld elke maand) een dubbel van je mappenstructuur op een aparte harde schijf opslaat. Ten tweede kan je ook kiezen voor een back-up in de cloud. Hierbij bewaar je een kopie in een cloudtoepassing. Wanneer je een een kopie van een mappenstructuur in de cloud bewaart bij een andere clouddienst, noemen we dit een cloud-to- cloud back-up. Tot slot kan je ook een externe back-up bij een ICT-dienst overwegen. Hiervoor zal je de hulp van een informaticus moeten inschakelen en een jaarlijkse werkingskost moeten betalen. Bij deze optie heb je dus zelf minder werk, maar zal je wel meer betalen. • De digitale wereld is er een van snelle veranderingen. Een groot risico voor digitaal archiefmateriaal is het niet up-to-date zijn van hard- en software, besturingssystemen en informatiedragers waardoor documenten niet langer geopend kunnen worden. Er zijn een aantal voorzorgsmaatregelen die je hiertegen kan nemen. • Hardware en informatiedragers die verouderd zijn (zoals laptops, externe harde schijven, CDROMs en floppydisks) kan je best tijdig vervangen. Doe dit wanneer ze enkele jaren oud zijn, maar nog werken en/of leesbaar zijn en wanneer je nog apparatuur hebt om dragers uit te lezen. Verplaats alle documenten naar een nieuw toestel en/of dragers. • Om documenten in de toekomst leesbaar te houden, kies je best bij creatie al voor duurzame bestandsformaten om te vermijden dat je documenten later moet migreren naar leesbare bestandsformaten. Dit zijn bij voorkeur open bestandsformaten (zoals ODT, PDF, ODS, EML …), maar courante bestandsformaten van grote bedrijven (zoals DOCX, PPT, TIFF …) zijn ook redelijk veilig. • Ook map- en bestandsnamen hebben een invloed op de leesbaarheid van je documenten. Wanneer bepaalde tekens gebruikt worden in de naamgeving van mappen en bestanden, kunnen deze verkeerd geïnterpreteerd worden door de computer waardoor die het bestand niet langer kan openen. Gebruik daarom alleen volgende tekens: • Letters: a-z en A-Z • Cijfers: 0-9 • Leestekens: _ of – Tekens die problemen veroorzaken en dus beter niet gebruikt worden in de naamgeving van mappen en bestanden zijn: • Spaties • Leestekens: !?.,;:()’ • Diakritische tekens: éàùçè • Speciale tekens: /*%@|#§$ • In een digitale omgeving wordt er vaak informatie in verschillende applicaties bewaard. Het risico hierbij is dat delen van het archief verloren gaan doordat bijvoorbeeld niet alle mailboxen bewaard worden. Sla daarom informatieve mails of documenten die gedeeld worden in een andere applicatie met derden op in je mappenstructuur. STAP 4 REPRISE 127
RkJQdWJsaXNoZXIy ODY1MjQ=