Archief/collectie digitaliseren

Voorbereidende denkoefening

Vooraleer je met digitaliseren begint, is het belangrijk om even stil te staan bij volgende vragen:

• Wat hebben we eigenlijk allemaal in huis?
• Wat betekent ons (digitaal) archief voor onze organisatie? Hoe is dit momenteel georganiseerd?
• Waar willen we naartoe met onze digitale collectie? Is er materiaal dat dringend gedigitaliseerd moet worden om te bewaren voor de toekomst?
• Wat is onze focus op korte en langere termijn?
• Wat is onze droom?

Prioriteiten stellen

Zodra dat je dit helder is, kan je starten met het bepalen van prioriteiten en een planning opmaken.

Stel een lijst op met specifieke problemen die je wil oplossen. Preciseer duidelijk wat je wil bereiken én waarom dit belangrijk is.

• Wat wil je digitaliseren?
• Wat zijn dringende zaken die je wil aanpakken
  • Waarom gaan we digitaliseren? Om te preserveren, toegankelijk te maken, beide?

Praktische afspraken

• Waar ga je je digitaal archief bewaren? Het is aangeraden om “in the cloud” te werken en te kiezen voor Google Drive, Dropbox, OneDrive of iCloud,.. Een iets meer technische mogelijkheid is het installeren van een NAS. Beide oplossingen zorgen ervoor dat je je digitaal archief vanop afstand kan bereiken en kan samenwerken. Bovendien loop je zo niet het risico dat door het crashen van een computer of harde schijf alles verloren gaat. Het is wel belangrijk om te bekijken wie toegang krijgt en wie kan bewerken en wie enkel kan raadplegen.
• Maak vooraf afspraken over naamgeving van bestanden en het formaat waarin je bestanden wil bewaren. Kies hierbij voor bestandsformaten die meeste mogelijkheden bieden in de toekomst, bij voorkeur Tif zowel voor foto’s als documenten.
• Prik een vast tijdstip voor onderhoud, controle en andere routineklussen. Hoe vaker je dit doet, des te minder je te doen hebt. Wees dus consequent en maak tijd.
• Geef iemand de taak om te zorgen voor een geregelde back-up.

Om in het achterhoofd te houden

• Stel niet te veel doelstellingen en grijp niet te hoog, zodat je niet ontmoedigd raakt als er iets niet meteen lukt.
• Waarom is het nodig dat er iets verandert? Motiveer jezelf om het probleem aan te pakken, maar zeker ook je collega’s. Zonder hun medewerking kan je onmogelijk veranderingen realiseren. Het kan helpen een start te maken met digitaliseren in het kader van een nieuw project, tentoonstelling, publicatie.
• Begin klein en gemakkelijk. Probeer niet om alles in één keer aan te pakken. Begin met iets eenvoudigs, zodat je op korte termijn resultaat boekt. Daarna kan je aan het volgende beginnen.
• Verlies je niet in details. Dit is tijdrovend en energieverslindend, maar levert weinig extra op.
• Maak vanaf vandaag een nieuwe start door correct om te gaan met je nieuw aangemaakte documenten en beschouw je oude documenten (voorlopig) als een afgesloten geheel.
• Als je niet weet waar je moet beginnen, begin dan gewoon willekeurig. Elke stap is een stap in de goede richting!
• Heb je het te druk om te ordenen? Je verliest meer tijd bij het zoeken naar je documenten en dossiers, dan bij het benoemen en het opslaan in de juiste map. Maak dus tijd om te ordenen! Een vervelende klus, maar je verliest meer tijd bij het zoeken naar je documenten en dossiers, dan bij het benoemen en het opslaan in de juiste map.

Graag hulp?

Contacteer An-Katrien voor een gesprek of bezoek. Dan kan je samen een eerste plan van aanpak maken.

Bronnen: Dienstverlening & Advies | Centrum Kunstarchieven Vlaanderen | CKV (muhka.be), Goed bewaren | CEMPER, DigiGids AMVB, projectcest.be

2D-materiaal

Voor het digitaliseren van 2D materiaal (documenten en foto’s) in hoge kwaliteit raadt EH aan om te fotograferen. De Vlaamse erfgoedcellen ontwikkelden hiervoor een duidelijke handleiding met bijhorende instructievideo die je helpt om foto’s (/documenten) of dia’s op een kwaliteitsvolle manier te digitaliseren.

Via de uitleendienst Erfgoed kan het nodige fotografiemateriaal (Fototoestel, flitsset, reprozuil…) gratis ontleend worden.

Wil je aan de slag? An-Katrien zet je graag op weg.

Audiovisueel materiaal

Hoe kan ik audiovisueel materiaal bewaren en laten digitaliseren? (kenjedrager.be)

Tip: heb je veel oude videobanden? Een video capture van Elgato kan handig zijn om te bekijken wat op de oude cassettes staat en te bepalen welke banden de moeite zijn om te digitaliseren. Dat laat je dan best extern doen.

Bekijk webinarreeks “Aan de slag met je verenigingsarchief”. In de bijhorende powerpoints vind je heel wat links naar interessante documentatie en voorbeelden.

Toolbox overview – Project TRACKS : overzichtelijke richtlijnen voor duurzaam beheer van je (digitaal) archief

Archiefpunt.be geeft een duidelijk en bondig overzicht over alles wat met archieven en moderne technologie te maken heeft